POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES
À CARACTÈRE PERSONNEL DES ARCHITECTES MEMBRES DE l’ORDRE AYANT LA QUALITE
D’ELECTEURS LORS DES ELECTIONS ORDINALES 2023

Généralités

La protection de votre vie privée revêt pour nous une importance capitale. Nous souhaitons dans toute la mesure du possible vous informer, respecter vos droits et vous permettre de contrôler ce qu'il advient de vos données personnelles, en conformité avec le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données (ci-après le « Règlement européen »).

La présente politique de protection de la vie privée (ci-après, la « Politique de protection de la vie privée », ou la « Politique ») a dès lors pour objet d’informer toutes les personnes physiques concernées, ci-après dénommées « vous » ou « votre/vos », sur la manière dont l’Ordre des Architectes / Conseil francophone et germanophone collecte et utilise de telles données personnelles et sur les moyens dont la personne physique concernée dispose pour contrôler cette utilisation.

La présente politique de protection des données encadre uniquement et exclusivement les traitements de données personnelles réalisés dans le cadre des élections ordinales 2023 (ci-après les « Elections Ordinales 2023 »)

  1. Champ d’application de la présente Politique de protection de la vie privée

    La présente Politique de protection de la vie privée énonce les principes et lignes directrices pour la protection de vos données personnelles collectées dans le cadre des activités réalisées par l’Ordre des Architectes / Conseil francophone et germanophone.

    La notion de données personnelles (ci-après, les « Données personnelles ») désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne est « identifiable » dès lors qu’elle peut être identifiée, directement ou indirectement, en particulier par référence à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

    Pour éviter tout malentendu, la présente Politique de protection de la vie privée n’est d’application que dans le cadre de nos relations avec des personnes physiques. Dans le cas des personnes morales, la présente Politique de protection de la vie privée est uniquement valable pour les Données personnelles relatives aux personnes physiques qui représentent ou agissent en qualité de représentant d'une personne morale (comme les mandataires, préposés ou toute autre personne de contact).

    Par opposition, les « Données non-personnelles » correspondent à des informations ne permettant pas d’identifier une personne physique.

  2. Qui est responsable de vos Données personnelles ?

    Le responsable de traitement de vos Données personnelles est l’Ordre des Architectes / Conseil francophone et germanophone, dont le siège social est établi à 1000 Bruxelles, Rue des Chartreux 19/4 enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0218.024.227, (ci-après l’« Ordre», « nous » ou « notre/nos »).

  3. Qui est concerné par cette politique de protection de la vie privée ?

    Cette politique de protection de la vie privée s'applique uniquement aux données personnelles des architectes ayant la qualité d’électeur aux Elections Ordinales 2023 (ci-après les « Electeurs »).

  4. Qu’entendons-nous par « traitement de données personnelles » ?

    Par « traitement de données personnelles », nous entendons tout traitement de données qui peuvent vous identifier en tant que personne physique (par exemple, nom, prénom, âge, date et lieu de naissance, adresse, numéro de téléphone, email, etc.).

    La notion de « traitement » est vaste et couvre entre autres la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, l'actualisation, la modification, la demande, la consultation, l'utilisation, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement, la combinaison, l'archivage, l'effacement ou la destruction définitive de ces données.

    En l’espèce, les traitements des Données personnelles seront réalisés en collaboration avec le sous-traitant BLUEKRYPT SRL (BCE 0895.681.370).

  5. Quelles Données personnelles pouvons-nous traiter ?

    Les Données traitées appartiennent aux catégories suivantes :

    • données d’identification
    • données d’authentification
    • données liées à l’expression du vote ainsi que des données de navigation.


    Les données qui sont demandées aux Electeurs au cours du processus du vote doivent être fournies, sans quoi le vote ne pourra aboutir. Afin de permettre la vérification des droits de vote, l’application de vote accède à la liste des Electeurs :

    • Nom ;
    • Prénom
    • Civilité ;
    • Email ;
    • Numéro de matricule ;
    • Date de naissance ;
    • Conseil provincial d’appartenance ;
    • Langue.


    Aucun numéro d’identification national/numéro bis n'est stocké dans l’application de vote en clair ou sous une forme réversible. Du point de vue technique, les adresses IP (identifiant d'un périphérique connecté à Internet) accédant au système de vote sont utilisées pour faire aboutir la transaction en cours ainsi que pour le maintien et la sécurisation du processus de vote. Enfin, au niveau des Candidats, l'Ordre accède à des informations d'identification permettant aux Electeurs d'effectuer leurs choix (nom, prénom) et de réaliser le dépouillement des Elections ordinales 2023 (date de naissance).

  6. Pour quelles finalités utilisons-nous les Données personnelles ?

    Les traitements des Données personnelles des Electeurs s’inscrit dans les missions conférées à l’Ordre d’organiser des élections ordinales conformément aux dispositions de la loi du 26 juin 1963 créant un Ordre des Architectes ainsi qu’à l’Arrêté Royal du 19 janvier 2023 portant exécution de la loi du 26 juin 1963.

    Les Elections ordinales 2023 de l’Ordre des architectes se déroulant par voie électronique via le Site Internet https://oa-evoting.be (le « Site »), le processus de l’élection implique le traitement des données à caractère personnel des Electeurs qui se connectent à ce Site et utilisent l’application de vote.

    Le processus de vote électronique via le Site a pour but de permettre aux membres de l’Ordre qui ont la qualité d’Electeur de participer aux Elections ordinales 2023 et à l’Ordre de comptabiliser et de valider les votes exprimés par cette voie, ainsi que, si nécessaire, de réaliser un audit technique des Elections ordinales 2023.

  7. Combien de temps conservons-nous vos Données personnelles ?

    Les données à caractère personnel des Electeurs sont conservées dans l’application de vote jusqu'à la fin du processus électoral. Elles sont supprimées dans un délai de trois ans prenant cours à partir du lendemain des Elections ordinales 2023, et ce, conformément à l’article 3,8° de l’Arrêté royal du 19 janvier 2023 portant exécution de la loi du 26 juin 1963. Les logs (serveur, application) obtenus automatiquement lors d'une connexion au Site et qui contiennent des adresses IP sont conservés pour une durée de trois ans après la fin du processus électoral électronique (fermeture du système de vote électronique). Une archive permettant de réaliser l’audit des Elections ordinales 2023 sera conservée pour une durée de trois ans.

  8. Comment protégeons-nous les Données personnelles ?

    1. Nos mesures techniques et organisationnelles

      Tant l’Ordre que son sous-traitant BLUEKRYPT SRL (BCE 0895.681.370) prennent toutes les mesures utiles et nécessaires pour protéger les Données personnelles et la confidentialité.

      Les mesures techniques liées à ces traitements particuliers ont été dûment examinées et validées et répondent aux prescrits de sécurisation les plus élevés.

    2. Où sont stockées vos Données personnelles ?

      Vos Données personnelles sont stockées dans des serveurs informatiques localisés sur le territoire européen sous l’administration sécurisée de BLUEKRYPT SRL (BCE 0895.681.370).

  9. Mesures de sécurité en cas de sous-traitance

    Lorsqu’un traitement doit être effectué pour son compte, l’Ordre fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière telle que le traitement réponde aux exigences de la présente Politique et garantisse la protection de vos droits.

    Le sous-traitant ne recrute pas un autre sous-traitant sans l’autorisation écrite préalable, spécifique ou générale, de l’Ordre. Dans le cas d’une autorisation écrite générale, le sous-traitant informe l’Ordre de tout changement prévu concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants, donnant ainsi à l’Ordre la possibilité d’émettre des objections à l’encontre de ces changements.

    Le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique au titre du droit de l’Union ou du droit d’un État membre, qui lie le sous-traitant à l’égard de l’Ordre, définit l’objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de Données personnelles et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits de l’Ordre.

  10. Partage des Données personnelles

    Pour les besoins de l’exécution des prestations techniques et de support associées au système de vote, des données sont susceptibles d’être accédées, uniquement si nécessaire, par des prestataires de service liés à l’infrastructure (serveurs) et à l’application de vote, sur la base d’autorisations d’accès individuelles et limitées, dans le cadre d'un contrat imposant notamment le respect de la confidentialité à ces prestataires.

    Aux fins de pouvoir assurer le suivi des Elections ordinales 2023, des membres de l’Ordre peuvent également être amenés à traiter des données des Electeurs.

    Enfin, en cas d’audit ou de problèmes liés au déroulement des Elections ordinales 2023, des membres de l’Ordre et/ou un auditeur mandaté par l’Ordre peuvent avoir accès à des données liées au déroulement des Elections ordinales 2023 (mais jamais au contenu du vote des Electeurs qui reste secret).

  11. Données techniques

    1. Utilisation des cookies

      Par défaut, le Site utilise différents types de cookies techniques strictement nécessaires à la fourniture d'un service expressément demandé par l'Electeur (expression d'un vote). Ces cookies sont donc essentiels. Ils concernent notamment la sécurité du Site pour s’assurer qu’aucun utilisateur accidentel/erroné n’accède au système de vote. Le système de vote n'utilise pas de cookie de publicité, de réseau social ou de mesure d'audience.

    2. Utilisation d’outils de suivi

      Le Site n'utilise pas d'outils de suivi externe. En interne, l'application de vote et le serveur peuvent enregistrer votre navigation pour faire aboutir la transaction en cours, pour le maintien et la sécurisation du processus de vote ainsi que pour permettre au support d'aider les électeurs à soumettre leurs votes.

  12. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

    Conformément aux dispositions légales applicables, vous disposez de différents droits qui peuvent techniquement faire l’objet d’exécution. L’exercice de ces droits peut néanmoins faire l’objet de limitations en raison de l’existence d’impératifs légaux ou de considérations d’ordre purement et strictement technique.

    1. Aperçu de vos droits en matière de confidentialité



      • Votre droit d'accès

        Vous avez le droit de demander à tout moment à l’Ordre si nous traitons ou non vos Données personnelles et, si nous les traitons, de consulter ces données et de recevoir des informations complémentaires concernant :

        • les fins auxquelles nous les traitons ;
        • les catégories concernées de Données personnelles ;
        • les destinataires ou les catégories de destinataires (notamment les destinataires dans des pays tiers) ;
        • si possible, le délai de conservation ou, si ce n'est pas possible, les critères permettant de déterminer ce délai ;
        • l'existence de vos droits en matière de confidentialité ;
        • le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de surveillance ;
        • les informations dont nous disposons sur la source des données si nous obtenons des données personnelles via un tiers ; et
        • l'existence d'un processus décisionnel automatique.


        Vous avez également le droit d'obtenir une copie gratuite des données traitées, sous forme compréhensible. L’Ordre peut demander une indemnité raisonnable destinée à couvrir ses frais administratifs pour chaque copie supplémentaire que vous demandez.

      • Votre droit de rectification de vos Données personnelles

        Vous avez le droit de faire corriger immédiatement les Données personnelles incomplètes, erronées, inadéquates ou anciennes, sous réserve du respect du processus de dépôt et validation des candidatures.

      • Votre droit de suppression des données (le « droit à l'oubli »)

        Sous réserve du respect des prescrits légaux en matière de participation aux élections ordinales impliquant une conservation de Données personnelles, vous avez le droit, dans les cas suivants, de faire supprimer vos données personnelles :

        • vos Données personnelles ne sont plus nécessaires à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière par l’Ordre
        • vous retirez votre autorisation antérieure relative au traitement et il n'y a aucune autre base juridique que l’Ordre peut invoquer pour (poursuivre) le traitement ;
        • vous vous opposez au traitement de vos Données personnelles et il n'existe aucune base justifiée qui prévaut pour que l’Ordre poursuive le traitement ;
        • vos données personnelles sont traitées de manière illégitime ;
        • vos données personnelles doivent être effacées pour satisfaire à une obligation légale ;


        Veuillez tenir compte du fait que nous ne pouvons pas toujours supprimer toutes les données personnelles demandées, par exemple lorsque leur traitement est indispensable pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ou parce que nous y sommes légalement tenus. Nous vous fournirons de plus amples informations à ce propos dans notre réponse à votre demande.

      • Votre droit de limitation du traitement

        Vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles si l'un des éléments suivants est d'application :

        • vous contestez l'exactitude de ces données personnelles : leur utilisation est limitée pendant une période permettant à l’Ordre de contrôler l'exactitude des données ;
        • le traitement de vos Données personnelles est illégitime : au lieu de demander la suppression de vos données, vous demandez à ce que leur utilisation soit limitée ;
        • l’Ordre n'a plus besoin de vos données pour les finalités initiales du traitement, mais vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice : au lieu de demander la suppression des données, leur utilisation est limitée à la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice
        • tant qu'aucune décision n'a été prise concernant l'exercice de votre droit d'opposition au traitement, vous demandez la limitation de l'utilisation de vos Données personnelles.


      • Votre droit à la portabilité des Données personnelles

        Vous avez le droit de « récupérer » vos données personnelles. C'est uniquement possible pour les Données personnelles que vous avez vous-même fournies à l’Ordre, sur la base d'une autorisation ou des Missions de l’Ordre. Dans tous les autres cas, vous ne pouvez donc pas bénéficier de ce droit (par exemple, lorsque le traitement de vos données se produit sur la base d'une obligation légale).

        Deux aspects sont liés à ce droit :

        • vous pouvez demander à l’Ordre de récupérer les Données personnelles concernées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ; et
        • vous pouvez demander à l’Ordre de transmettre directement les données personnelles concernées à un autre responsable du traitement. Dans ce cadre, vous êtes personnellement responsable de l'exactitude et de la sécurité de l'adresse (e-mail) que vous indiquez pour le transfert. L’Ordre a le droit de refuser votre demande si le transfert est techniquement impossible.


      • Votre droit d'opposition au traitement de vos Données personnelles

        Au regard des implications légales liées à la participation aux élections ordinales (article 10 de la loi du 26 juin 1963 créant un Ordre des architectes), il ne peut être fait application du droit d’opposition sous peine de faire totalement obstacle au processus de vote et donc à l’obligation incombant aux Electeurs de prendre part aux élections ordinales.

    2. En pratique

      • Comment puis-je exercer mes droits en matière de confidentialité ?

        Vous pouvez nous adresser un mail à l’adresse suivante oafg@ordredesarchitectes.be ou nous contacter par téléphone au 02.643.61.00

        Afin d'exercer votre droit d'accès et pour éviter toute publication illicite de vos Données personnelles, nous devons vérifier votre identité. En cas de doute ou d'imprécision, nous vous demanderons d'abord des informations complémentaires (de préférence une copie du recto de votre carte d'identité).

      • Y a-t-il des frais ?

        Vous pouvez exercer gratuitement vos droits en matière de confidentialité, sauf si votre demande est manifestement non fondée ou exagérée, notamment en raison de son caractère répétitif. Dans ce cas, nous avons le droit et le choix – conformément à la législation relative à la protection de la vie privée – (i) de vous facturer une indemnité raisonnable (tenant compte des frais administratifs liés à la fourniture de l'information ou de la communication demandée et des frais liés à la prise des mesures demandées), ou (ii) de refuser de donner suite à votre demande.

      • Sous quel format vais-je recevoir une réponse ?

        Si vous introduisez votre demande par voie électronique, les informations sont si possible transmises par voie électronique, sauf si votre demande stipule autre chose. En tout cas, nous vous transmettons une réponse concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

      • Quand vais-je recevoir une réponse ?

        Nous réagissons dans les plus brefs délais à votre demande, et en tout cas dans le mois suivant la réception de votre demande. En fonction de la complexité des demandes et de leur nombre, ce délai peut le cas échéant être prolongé de deux mois. En cas de prolongation du délai, nous vous en informons dans le mois suivant la réception de la demande.

      • Que puis-je faire si L’Ordre ne donne pas suite à ma demande ?

        Nous vous informerons toujours, dans notre réponse, à propos de la possibilité d'introduire une plainte auprès de l'autorité de surveillance et de faire appel devant le juge.

  13. Poser des questions à l’Ordre

    Pour plus d'informations sur la présente politique de protection de la vie privée ou pour toute réclamation concernant le traitement de vos Données personnelles, vous pouvez prendre contact avec le Délégué à la Protection des Données de l’Ordre via privacy@ordredesarchitectes.be.

  14. Autorité de surveillance.

    Pour les plaintes relatives au traitement de vos Données personnelles par l’Ordre, vous pouvez vous adresser à l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles / +32 (0)2 274 48 00 / contact@apd-gba.be / www.autoriteprotectiondonnees.be .