Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist für uns von größter Bedeutung. Wir möchten Sie so umfassend wie möglich informieren, Ihre Rechte achten und Ihnen die Möglichkeit geben, zu kontrollieren, was mit Ihren personenbezogenen Daten geschieht, in Übereinstimmung mit der Europäischen Verordnung 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (im Folgenden "EU-Verordnung").
Die vorliegende Richtlinie zum Schutz der Privatsphäre (im Folgenden "Richtlinie zum Schutz der Privatsphäre" oder "Richtlinie") hat den Zweck, alle betroffenen natürlichen Personen, im Folgenden "Sie" oder "Ihr/e" genannt, darüber informieren, wie der Orden der Architekten (Ordre des Architectes) / Conseil francophone et germanophone solche personenbezogenen Daten sammelt und verwendet und welche Mittel den betreffenden natürlichen Person zur Verfügung stehen, um ihre Kontrolle über deren Verwendung auszuüben.
Die vorliegende Datenschutzrichtlinie bildet lediglich und ausschließlich den Rahmen für die Verarbeitung persönlicher Daten, die im Zusammenhang mit den Ordenswahlen 2023 (im Folgenden "Ordenswahlen 2023") erfolgt.
-
Geltungsbereich dieser Richtlinie zum Schutz der Privatsphäre
Die vorliegende Richtlinie zum Schutz der Privatsphäre legt die Grundsätze und Leitlinien für den Schutz Ihrer persönlichen Daten fest, die im Rahmen der vom Orden der Architekten (Ordre des Architectes) / Conseil francophone et germanophone durchgeführten Aktivitäten erhoben werden.
Der Begriff der persönlichen Daten (im Folgenden "persönliche Daten") bezeichnet alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Eine Person ist "identifizierbar", wenn sie direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch Bezugnahme auf ein oder mehrere Elemente, die ihr eigen sind.
Um allen Missverständnissen vorzubeugen: Diese Richtlinie zum Schutz der Privatsphäre gilt nur im Zusammenhang mit unseren Beziehungen zu natürlichen Personen. Im Falle von juristischen Personen gilt diese Richtlinie zum Schutz der Privatsphäre nur für persönliche Daten von natürlichen Personen, die eine juristische Person vertreten oder als Vertreter einer juristischen Person handeln (wie z. B. Bevollmächtigte, Beauftragte oder andere Kontaktpersonen).
Im Gegensatz dazu entsprechen "nicht-persönliche Daten" Informationen, die keine Identifizierung einer natürlichen Person ermöglichen.
-
Wer ist für Ihre persönlichen Daten verantwortlich?
Der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten ist der Orden der Architekten (Ordre des Architectes) / Conseil francophone et germanophone, mit Sitz in 1000 Brüssel, Rue des Chartreux 19/4, eingetragen bei der Banque Carrefour des Entreprises unter der Nummer 0218.024.227, (im Folgenden "Orden", "wir" oder "unser/e/n").
-
Wer ist von dieser Richtlinie zum Schutz der Privatsphäre betroffen?
Diese Richtlinie zum Schutz der Privatsphäre gilt nur für die persönlichen Daten von Architekten, die derzeit im Orden registriert sind, wobei davon ausgegangen wird, dass jeder von ihnen bei den Ordenswahlen 2023 kandidieren kann (im Folgenden "Architekten").
-
Was verstehen wir unter "Verarbeitung persönlicher Daten"?
Unter "Verarbeitung persönlicher Daten" verstehen wir jede Verarbeitung von Daten, die Sie als natürliche Person identifizieren können (z. B. Name, Vorname, Alter, Geburtsdatum und -ort, Adresse, Telefonnummer, E-Mail usw.).
Der Begriff "Verarbeitung" ist weit gefasst und umfasst unter anderem das Sammeln, Aufzeichnen, Organisieren, Aufbewahren, Aktualisieren, Ändern, Abfragen, Konsultieren, Verwenden, Verbreiten oder jede andere Form der Bereitstellung, den Abgleich, die Kombination, die Archivierung, das Löschen oder die endgültige Vernichtung dieser Daten.
Im vorliegenden Fall werden die Verarbeitungen der persönlichen Daten in Zusammenarbeit mit dem Unterauftragnehmer BLUEKRYPT SRL (BCE 0895.681.370) durchgeführt.
-
Welche persönlichen Daten dürfen wir verarbeiten
Die persönlichen Daten von Architekten, die zentral auf der Plattform
https://oa-evoting.be gespeichert werden, sind jene, die durch das Gesetz vom 26. Juni 1963 zur Gründung eines Ordens der Architekten, den Königlichen Erlass vom 19. Januar 2023 zur Ausführung des Gesetzes vom 26. Juni 1963 und den Beschluss des Nationalrats vom 18. Januar 1991, geändert durch den Beschluss vom 4. Juli 2003, angegeben werden, unter anderem:
-
Name und Vorname ;
-
Alter und Geburtsdatum ;
-
Kontaktdaten (E-Mail-Adresse usw.) ;
-
Wohnadresse ;
-
Fotografie (fakultative Angabe) ;
-
Persönlicher Präsentationstext, Programm (freiwillige Angaben);
Diese Daten werden auf elektronischem Wege über die von den Architekten auf der dafür vorgesehenen Bewerbungsplattform eingereichten Bewerbungen sowie über die persönlichen Daten erhoben, die sich aufgrund der Mitgliedschaft des Bewerbers im Orden bereits im Besitz des Ordens befinden.
Diese Daten können vom Orden auch physisch über die Bewerbungen erhoben werden, die von den Architekten per Post verschickt oder physisch bei ihrem Ordensrat eingereicht werden.
-
Zu welchen Zwecken verwenden wir persönliche Daten?
Die Verarbeitung der persönlichen Daten der Wähler erfolgt im Rahmen der dem Orden übertragenen Aufgaben zur Durchführung von Wahlen gemäß den Bestimmungen des Gesetzes vom 26. Juni 1963 zur Gründung eines Ordens der Architekten sowie des Königlichen Erlasses vom 19. Januar 2023 zur Ausführung des Gesetzes vom 26. Juni 1963.
Im Rahmen der Entgegennahme der Bewerbungen nimmt der Orden selbstverständlich eine Prüfung der Bewerbungen vor und stellt fest, ob die in Artikel 11, Absatz 1 des Gesetzes vom 26. Juni 1963 zur Gründung eines Ordens der Architekten festgelegten Voraussetzungen für die Wählbarkeit ordnungsgemäß erfüllt sind.
Es müssen persönliche Daten müssen gesammelt und verarbeitet werden, um die Architekten, die bei den Ordenswahlen 2023 kandidieren, und ihr Programm den Wählern vorzustellen, damit diese für den Bewerber ihrer Wahl stimmen können. Zu diesem Zweck werden einige persönliche Daten in Form einer Bewerberliste vorgestellt und somit mit anderen persönlichen Daten anderer Architekten verknüpft.
Bestimmte relevante Daten von Architekten, die bei den Ordenswahlen 2023 kandidieren, werden Architekten und allgemein allen Dritten, die die relevanten Plattformen besuchen, während der gesamten Dauer der Wahlen vom 28. September bis zum 12. Oktober 2023 zugänglich gemacht.
-
Wie lange speichern wir Ihre persönlichen Daten?
Die persönlichen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung werden für einen Zeitraum von sechs Monaten nach dem Datum der Wahlen 2023 aufbewahrt, um die Durchführung aller notwendigen und nützlichen Überprüfungen sowie die Bearbeitung aller möglichen Anfechtungen zu ermöglichen.
Es wird ordnungsgemäß darauf hingewiesen, dass die Nichtverarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den Ordenswahlen 2023 selbstverständlich keinerlei Konsequenzen für die Verarbeitung ähnlicher Daten nach sich zieht, die zuvor vom Orden im Rahmen seiner anderen Aufgaben verarbeitet wurden.
Daher werden alle persönlichen Daten, die als nicht wesentlich für die Prüfung von Einsprüchen oder Beschwerden erachtet werden, gelöscht.
-
Wie schützen wir die persönlichen Daten?
-
Unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen
Sowohl der Orden als auch sein Unterauftragnehmer BLUEKRYPT SRL (BCE 0895.681.370) ergreifen alle nützlichen und notwendigen Maßnahmen zum Schutz der persönlichen Daten und der Vertraulichkeit.
Die technischen Maßnahmen, die mit diesen besonderen Verarbeitungen verbunden sind, wurden ordnungsgemäß geprüft und validiert und entsprechen den höchsten Sicherheitsanforderungen.
-
Wo werden Ihre persönlichen Daten gespeichert?
Ihre persönlichen Daten werden auf Servern gespeichert, die sich auf europäischem Boden befinden und unter der sicheren Verwaltung von BLUEKRYPT SRL (BCE 0895.681.370) stehen.
-
Sicherheitsmaßnahmen bei der Vergabe von Unteraufträgen
Wenn eine Verarbeitung in seinem Auftrag durchgeführt werden soll, beauftragt der Orden nur Unterauftragnehmer, die ausreichende Garantien für die Durchführung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen bieten, so dass die Verarbeitung den Anforderungen der vorliegenden Richtlinie entspricht und den Schutz Ihrer Rechte gewährleistet.
Der Unterauftragnehmer darf ohne vorherige schriftliche, spezifische oder allgemeine Genehmigung des Ordens keinen weiteren Unterauftragnehmer beauftragen. Im Falle einer allgemeinen schriftlichen Genehmigung informiert der Unterauftragnehmer den Orden über alle geplanten Änderungen bezüglich der Hinzufügung oder des Ersatzes anderer
Unterauftragnehmer und gibt dem Orden damit die Möglichkeit, Einwände gegen diese Änderungen zu erheben.
Die Verarbeitung durch einen Unterauftragnehmer wird durch einen Vertrag oder einen anderen Rechtsakt nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaates geregelt, der den Unterauftragnehmer gegenüber dem Orden bindet, den Gegenstand und die Dauer der Verarbeitung, die Art und den Zweck der Verarbeitung, die Art der persönlichen Daten und die Kategorien der betroffenen Personen sowie die Pflichten und Rechte des Ordens festlegt.
-
Weitergabe von persönlichen Daten
Die persönlichen Daten der Architekten werden mit den Rechtsassessoren der Provinzräte, den Bediensteten, Bevollmächtigten und Mitarbeitern des Ordens sowie mit den technischen und IT-Dienstleistern geteilt, die für die Plattform verantwortlich sind, auf der die Bewerbungen zur Verfügung gestellt werden und auf der der elektronische Wahlprozess durchgeführt wird, in diesem Fall BLUEKRYPT SRL (BCE 0895.681.370).
Die persönlichen Daten der Architekten werden in keiner Weise außerhalb des europäischen Rechtsraumes übertragen.
-
Technische Daten
-
Verwendung von Cookies
Die Plattform für die Ordenswahlen 2023 verwendet standardmäßig verschiedene Arten von technischen Cookies, die für die Bereitstellung eines vom Wähler ausdrücklich gewünschten Dienstes (Abgabe einer Stimme) unbedingt erforderlich sind. Diese Cookies sind daher unerlässlich. Sie betreffen insbesondere die Sicherheit der Website, um sicherzustellen, dass kein versehentlicher/irrtümlicher Nutzer auf das Abstimmungssystem zugreift. Das System verwendet keine Cookies für Werbung, soziale Netzwerke oder zur Publikumsmessung.
-
Verwendung von Nachverfolgungs-Tools
Die Plattform, die für die Ordenswahlen 2023 eingerichtet wird, verwendet keine externen Tracking-Tools. Intern können die Anwendungen und der Server Ihre Navigation aufzeichnen, um den aktuellen Vorgang zum Abschluss zu bringen, den Abstimmungsprozess aufrechtzuerhalten und zu sichern sowie dem Support die Möglichkeit zu geben, die Nutzer bei der Verwendung der Funktionen zu unterstützen.
-
Welche Rechte besitzen Sie und wie können Sie sie ausüben?
-
Überblick über Ihre Rechte im Bereich des Datenschutzes
-
Ihr Recht auf Zugang
Sie haben das Recht, den Orden jederzeit um Auskunft zu bitten, ob wir Ihre persönlichen Daten verarbeiten oder nicht, und, falls wir sie verarbeiten, diese Daten einzusehen und weitere Informationen zu erhalten über:
-
die Zwecke, zu denen wir sie verarbeiten ;
-
die betreffenden Kategorien personenbezogener Daten ;
-
die Empfänger oder Kategorien von Empfängern (einschließlich Empfängern in Drittländern) ;
-
wenn möglich, die Aufbewahrungsfrist oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien zur Bestimmung dieser Frist ;
-
die Existenz Ihrer Rechte in Bezug auf den Datenschutz ;
-
das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen ;
-
die Informationen, die wir über die Quelle der Daten besitzen, wenn wir persönliche Daten über Dritte erhalten, und
-
die Existenz eines automatischen Entscheidungsprozesses.
Sie haben auch das Recht, eine kostenlose Kopie der verarbeiteten Daten in verständlicher Form zu erhalten. Der Orden kann für jede zusätzliche Kopie, die Sie anfordern, eine angemessene Entschädigung zur Deckung seiner Verwaltungskosten verlangen.
-
Ihr Recht auf Berichtigung Ihrer persönlichen Daten
Sie haben das Recht, unvollständige, fehlerhafte, unangemessene oder veraltete persönliche Daten umgehend korrigieren zu lassen, sofern der Prozess zur Einreichung und Validierung von Bewerbungen eingehalten wird.
-
Ihr Recht auf Löschung der Daten (das "Recht auf Vergessenwerden")
In den folgenden Fällen haben Sie das Recht, Ihre persönlichen Daten löschen zu lassen:
-
Ihre persönlichen Daten sind für die Zwecke, für die sie vom Orden erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich ;
-
Sie widerrufen Ihre frühere Zustimmung zur Verarbeitung und es gibt keine andere Rechtsgrundlage, auf die sich der Orden berufen kann, um die Verarbeitung (fortzusetzen) ;
-
Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten ein und es gibt keine gerechtfertigte Grundlage, die für den Orden überwiegt, um die Verarbeitung fortzusetzen ;
-
Ihre persönlichen Daten werden unrechtmäßig verarbeitet ;
-
Ihre persönlichen Daten müssen gelöscht werden, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen ;
-
Bitte beachten Sie, dass wir nicht immer alle erbetenen persönlichen Daten löschen können, z. B. wenn ihre Verarbeitung für die Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vor Gericht unerlässlich ist oder weil wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir werden Ihnen in unserer Antwort auf Ihre Anfrage weitere Informationen dazu geben.
-
Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten zu verlangen, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:
-
Sie bestreiten die Richtigkeit dieser persönlichen Daten: Ihre Verwendung wird für einen Zeitraum eingeschränkt, der es dem Orden ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen ;
-
Die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten ist unrechtmäßig: Anstatt die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, fordern Sie, dass ihre Verwendung eingeschränkt wird ;
-
Der Orden benötigt Ihre Daten nicht mehr für die ursprünglichen Zwecke der Verarbeitung, aber Sie benötigen sie für die Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vor Gericht: Anstatt die Löschung der Daten zu verlangen, wird ihre Verwendung auf die Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vor Gericht beschränkt ;
-
Solange noch keine Entscheidung über die Ausübung Ihres Rechts auf Widerspruch gegen die Verarbeitung getroffen wurde, verlangen Sie die Einschränkung der Nutzung Ihrer persönlichen Daten.
-
Ihr Recht auf Übertragbarkeit persönlicher Daten
Sie haben das Recht, Ihre persönlichen Daten "zurückzuerlangen". Dies ist nur für persönliche Daten möglich, die Sie selbst dem Orden auf der Grundlage einer Genehmigung oder der Aufgaben des Ordens zur Verfügung gestellt haben. In allen anderen Fällen haben Sie daher keinen Anspruch auf dieses Recht (z. B. wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung erfolgt).
Mit diesem Recht sind zwei Aspekte verbunden:
-
Sie können den Orden auffordern, dass Sie die betreffenden persönlichen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten, und
-
Sie können den Orden auffordern, die betreffenden personenbezogenen Daten direkt an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen weiterzuleiten. In diesem Zusammenhang sind Sie persönlich für die Richtigkeit und Sicherheit der (E-Mail-)Adresse verantwortlich, die Sie für die Weiterleitung angeben. Der Orden hat das Recht, Ihren Antrag abzulehnen, wenn die Übertragung technisch nicht möglich ist.
-
Ihr Recht, der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten zu widersprechen
Sie haben das Recht, aufgrund Ihrer besonderen Situation Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten einzulegen, wenn die Verarbeitung im Rahmen des berechtigten Interesses des Ordens oder im Rahmen des öffentlichen Interesses erfolgt. Der Orden wird die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten aussetzen, es sei denn, der Orden kann nachweisen, dass es legitime und zwingende Gründe für die Verarbeitung gibt, die gegenüber den Ihren überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der persönlichen Daten mit der Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verbunden ist (z. B. Einreichung eines Antrags bei Gericht).
-
In der Praxis
-
Wie kann ich meine Rechte in Bezug auf den Datenschutz ausüben?
Sie können uns eine E-Mail an die folgende Adresse schicken: oafg@ordredesarchitectes.be oder Sie kontaktieren uns telefonisch unter 02.643.61.00.
Um Ihr Recht auf Zugang auszuüben und um eine unrechtmäßige Veröffentlichung Ihrer persönlichen Daten zu verhindern, müssen wir Ihre Identität überprüfen. Bei Zweifeln oder Unklarheiten werden wir Sie zunächst um weitere Informationen bitten (vorzugsweise um eine Kopie der Vorderseite Ihres Personalausweises).
-
Fallen Kosten an?
Sie können Ihre Datenschutzrechte kostenlos ausüben, es sei denn, Ihre Anfrage ist offensichtlich unbegründet oder übertrieben, insbesondere weil sie sich wiederholt. In diesem Fall haben wir das Recht und die Wahl – in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen – (i) Ihnen eine angemessene Entschädigung in Rechnung zu stellen (unter Berücksichtigung der
Verwaltungskosten für die Bereitstellung der angeforderten Informationen oder Mitteilungen und der Kosten für die Durchführung der angeforderten Maßnahmen) oder (ii) uns zu weigern, Ihrer Anfrage nachzukommen.
-
In welcher Form erhalte ich eine Antwort?
Wenn Sie Ihren Antrag elektronisch einreichen, werden die Informationen nach Möglichkeit elektronisch übermittelt, es sei denn, Sie wünschen in Ihrem Antrag eine andere Form. Auf jeden Fall übermitteln wir Ihnen eine prägnante, transparente, verständliche und leicht zugängliche Antwort.
-
Wann erhalte ich eine Antwort?
Wir reagieren so schnell wie möglich auf Ihre Anfrage, auf jeden Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage. Je nach Komplexität und Anzahl der Anträge kann diese Frist gegebenenfalls um zwei Monate verlängert werden. Wird die Frist verlängert, informieren wir Sie innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags darüber.
-
Was kann ich tun, wenn der Orden meinem Antrag nicht nachkommt?
Wir werden Sie in unserer Antwort immer über die Möglichkeit informieren, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen und vor Gericht Einspruch einzulegen.
-
Fragen an den Orden richten
Für weitere Informationen zu dieser Richtlinie zum Schutz der Privatsphäre oder bei Beschwerden jeder Art über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten des Ordens unter der folgenden E-Mail-Adresse wenden:
privacy@ordredesarchitectes.be.
-
Aufsichtsbehörde